1) Incrível como o Scott Adams, criador do Dilbert, conseguiu ilustrar em 3 quadrinhos aquilo que acontece nas apresentações de PowerPoint chatas.

Moral desta história: Se tudo que tens para apresentar é um monte de textos e tabelas, então desmarque a reunião e envie por e-mail!!

2) Esta aqui mostra realmente como qualquer reunião sem PowerPoint não é reunião. 

Moral desta história: Quando estamos diante de um PowerPoint chato é como se voltássemos a nossa origem, perdemos 50% do nosso QI!

3) E aquelas reuniões em que você entendia tudo enquanto o apresentador conversava de forma expontânea, e ao abrir o seu pptzinho, você passou a não entender mais nada! 

Moral desta história: Se o seu PowerPoint mais confunde do que esclarece, procure um médico, e de preferência um Psiquiatra. (e por que não a SOAP, hein?)

4) Algumas apresentações são tão extensas, chatas e irrelevantes que até corre-se o risco de enrolar direitinho a audiência!

Moral desta história: Mentira tem pernas, ou melhor, slides longos!

A SOAP realizou quatro workshops e uma palestra em Portugal no mês de Fevereiro.

O tema central foi: “Como transformar apresentações chatas, longas e sem foco em histórias de alto impacto para a audiência”.

Os eventos foram organizados e ministrados por Artur Ferreira e Eduardo Adas, sócios da SOAP e contaram com a adesão de mais de 180 participantes.

A palestra foi realizada para a Microsoft, em sua sede em Lisboa.

Os workshops para as empresas: Mediagate, Sonae, Grupo Ongoing e Lusofarma.

Os tópicos abordados foram:

- Quais as principais falhas das apresentações tradicionais;

- Como estruturar conteúdos que transformam apresentadores em verdadeiros contadores de histórias;

- Como ilustrar apresentações no sentido de aumentar as chances para  compreensão das mensagens e manutenção da atenção das audiências;

- Como o apresentador deve treinar para uma apresentação.

A SOAP já tem agendado novos workshops em Portugal para o mês de Junho.

Comunicar mudanças e novidades internamente é um desafio para o varejo, seja pela quantidade de gente envolvida ou pela pressão das vendas de todo dia. Uma nova abordagem para as apresentações de Power Point pode ser a saída

Imagine a cena: você precisa criar uma apresentação para comunicar ou tentar vender um novo projeto à sua equipe, seus colaboradores ou seus clientes. Para isso, escolhe o famigerado Power Point, ferramenta que ficou “famosa” pela enxurrada de arquivos de correntes, autoajuda e piadas que correm pelas caixas de mensagem mundo afora. Sem pensar muito, você faz uma breve lista daquilo que precisa falar, abre o programa e desagua toda a sua criatividade na construção de telas com fundos coloridos ou paisagens, letras distorcidas de difícil leitura e sons onomatopéicos para “animar” a apresentação. Pronto, missão cumprida.

Na hora de exibir a criação, você está nervoso, suas mãos suam e o medo de não escolher bem as palavras e, consequentemente, não ser compreendido o preocupa. Isso sem falar na possibilidade de ocorrer alguma falha técnica no equipamento e a incerteza quanto à reação do público desconhecido que o aguarda sem muita empolgação. Mesmo assim, em meio ao turbilhão de emoções e diante de um mundo de incertezas, você abre o arquivo .ppt.

De pé, você se apresenta e começa a explicar os tópicos que havia listado e que agora estão também no telão às suas costas. A cada momento de “branco”, você recorre aos tópicos do arquivo e retoma o rumo da apresentação. Não há interferência da platéia, nem reações que indiquem seu sucesso ou fracasso. O silêncio só é quebrado quando alguém sentado mais ao fundo se queixa de não conseguir ler uma palavra de um tópico. Simpático e um tanto constrangido pela falta de clareza apresentada, você esclarece a dúvida e segue mudando slides freneticamente. No fim, abre espaço para perguntas e ouve poucas dúvidas. Pronto, missão cumprida. Agora, é esperar o feedback positivo.

Ou não.

Se você reconheceu a cena imaginada acima e não entendeu porque depois desta “bela” apresentação o projeto foi malvisto pelos colaboradores ou até recusado pelos clientes, precisa rever seus conceitos sobre o uso de Power Points na comunicação corporativa. Eduardo Cury Adas, sócio-fundador da SOAP (State of the Arts Presentations), empresa de consultoria para desenvolvimento de apresentações, dá a dica. “Não basta saber mexer na ferramenta, tem de saber contar uma história”, explica. Para ele, o Power Point é uma ferramenta poderosa na hora de vender uma ideia, mas isso precisa ser feito de forma criativa. Afinal, muita gente se desmotiva a acompanhar a apresentação logo quando descobre que o recurso escolhido é uma sequência de slides. “O Power Point está para a comunicação interna assim como a televisão está para a propaganda. É uma mídia”, completa.

Mas então como mudar esse conceito e produzir apresentações interessantes e eficazes? Eduardo acredita que o essencial é cumprir cinco passos: estudar a abordagem e estrutura da apresentação, criar um roteiro, gerar o conteúdo que será exposto, criar visualmente a apresentação e organizar a transmissão final da ideia.

O outro sócio-fundador da SOAP, João Batista Galvão de Souza, acrescenta que o primeiro grande objetivo de uma apresentação é despertar o interesse do interlocutor. “Para isso, gasta-se um minuto, no máximo. É só usar uma boa metáfora, uma comparação, uma história ou um questionamento e pronto. É fazer com que as pessoas pensem: ‘o que esse cara está falando? Preciso prestar atenção nisso’. Depois, é manter a atenção e gerar entendimento para, no final, conquistar a adesão”, explica.

Ainda mais no varejo, segmento no qual boa comunicação é vital: muita coisa nova acontece a todo momento – novo produto, novo posicionamento, nova promoção.

Para alcançar a excelência na exibição, Eduardo e João defendem que o apresentador seja treinado para  não precisar se apoiar nos slides durante a exposição da ideia. “Apresentador não é um âncora. Ele tem de falar e ter um apoio visual por trás”, comenta João, que ainda deixa claro: “É você quem comanda o slide, não o slide quem comanda você”. Afinal, a oportunidade de expor a ideia a qualquer que seja o interlocutor é apenas uma, e uma simples falha na comunicação pode por todo o negócio a perder.

No varejo, então, a importância das apresentações é ainda maior. “Aquela reunião que acontece uma vez por ano com a equipe de vendas, por exemplo, é a reunião mais importante, na qual eles vão se motivar ou não para alcançar a meta que você programou”, explica João, que inclui ainda a captação de recursos “para o projeto da sua vida” como outra finalidade de uma boa apresentação.Por isso, diz ele, é preciso estar preparado. “A apresentação é a mídia dos 30 minutos, não 30 segundos.

Enquanto a propaganda na TV dá inúmeras possibilidades de exibição, a apresentação ao vivo é única.
É preciso aproveitar”, comenta. Já Eduardo acrescenta que “é preciso encantar, ser objetivo e simples, e se adequar à audiência”. A conclusão sobre a mídia, porém, é consensual entre João e Eduardo: “Se as apresentações são chatas, não é culpa do .ppt”.

O bê-à-bá da boa apresentação

1. Entenda sua audiência. Junte tudo o que você sabe sobre ela. Se for insuficiente, informe-se com colegas ou nos veículos de comunicação. Se a plateia for ampla, escolha seu público preferencial.
2. Verifique o que você pode oferecer para aquela audiência. Essa é, de maneira geral, a etapa que merece mais reflexão e cuidado, pois se trata de um trabalho de lapidação. Cuidado com a vaidade. Sua oferta é ampla, mas nem tudo interessa à audiência. Pense que você tem de concluir a frase: “Eu tenho algo a lhe oferecer que vai melhorar sua vida”. Sintetize em uma frase o que você pode oferecer à audiência. De preferência, busque um slogan publicitário para esse fim.
3. O slogan deve ser a mensagem principal, mas também deve atingir emocionalmente a audiência. Essa mensagem criará interesse, o antídoto para o maior inimigo de um apresentador: o devaneio da platéia. Interesse desperta atenção, recurso escasso. Atenção permite entender a mensagem. Entendimento é fundamental porque ninguém aceita o que não entende. Aceitação é condição necessária para a adesão, o objetivo de uma apresentação.
4. Verifique que perguntas o slogan pode gerar na audiência. A oferta do slogan (“Eu tenho algo que vai melhorar sua vida”) provocará perguntas como: “por quê?”, “como?”, “quanto custa?”, “quanto demora?”. As possíveis perguntas da sua audiência serão as partes da sua apresentação. A função das partes é mudar de assunto durante a apresentação. Cada mudança de assunto renova o interesse. Isso desperta a atenção, que permite entendimento de sua proposta, que pode gerar a aceitação e, finalmente,  chegar ao objetivo, a adesão.
5. Pense em uma introdução que prepare a mensagem principal. É interessante começar a apresentação com pouca relevância porque tanto apresentador quanto audiência estão
   “esquentando motores” e um conteúdo relevante nesse ponto pode não ser entendido. Lembre-se, porém, de que, se a audiência achar que se está “chovendo no molhado” ou se trata de
   embromação, o tiro vai sair pela culatra.
6. Escreva um roteiro em Word, não em PowerPoint. Ele deve estar dividido em: introdução, mensagem principal e partes (mostre as partes da sua apresentação como quem diz: “vou responder às seguintes perguntas”). Escreva uma conclusão que resuma o benefício do que será apresentado. Pense no “take away”: o que você quer que seu público leve para casa do que você lhe apresentou.
7. Apenas nesse ponto, verifique quais dados são úteis. Critério para avaliação da utilidade: estão a serviço da mensagem principal? Se não estão, não inclua, vai atrapalhar o entendimento do que é importante e pode até matar o interesse. Inclua os dados úteis (aproveite para perguntar se eles são úteis mesmo) no roteiro.
8. Colete um estoque de exemplos para usar ou não, conforme a dinâmica do evento. Lembre-se de que você estará obrigado a dizer o que o PowerPoint projetar na tela. O estoque de exemplos
   é opcional. Por ser opcional é mais quente. Como há componentes emocionais em toda decisão humana,  o bom uso do estoque de exemplos pode conseguir a adesão.
9. Procure imagens que enfatizem o conteúdo de cada slide. Se você enxugou bem a opção de
   apresentação do .ppt, haverá frases curtas em cada tela. O ideal é que cada tela não tenha mais do que quatro ou cinco frases. Opte por uma imagem para cada frase ou uma para todas elas, conforme o caso.
10. Seja você mesmo durante a apresentação. Você vende credibilidade. Sua personalidade é mais crível que qualquer personagem que você criar. Além disso, se você obtiver a adesão, sua personalidade será necessária para a entrega do que foi proposto.

Link para a revista:  Comunicação Interna – A arte de contar histórias.ppt

Só tinha um probleminha de preço! Para produzir slides em 35mm gastava-se muito dinheiro.

O retroprojetor, ou overhead projector foi a solução por muitos anos.

Até que em 1984 Bill Gates batizou um software que se chamava Presenter de “PowerPoint” (bom argumento, sim, este esta era a intenção do nome!)

Hoje, a SOAP  já fez mais de 6 mil apresentações para mais de 600 empresas. A grande maioria, em PowerPoint!

Agora vamos voltar lá para os anos 60, quando a Kodak tinha um problema de comunicação que precisava resolver. Ela era proprietária do “ferris wheel” que projetava slides de 35mm coloridos. Isto aconteceu no episódio 13 da primeira temporada de MAD MEN.

O publicitário Don Draper fez uma apresentação brilhante. Com a idéia de que o ”carrossel” remete à uma viagem nostálgica para a infância, e que também tem a forma de uma roda, Draper conduziu a sua audiência (Kodak) a uma viagem no tempo resgatando emoções e sentimentos.  Utilizando a “roda” (que seria depois renomeada para carrossel), só com imagens, o discurso na cabeça, fluência na narrativa, emoção e razão convivendo juntas, e no final o olho brilhando da audiência com a boca aberta. Claro, ganhou a conta na hora. Foi demais. É uma apresentação no estado da arte!

Para quem ainda duvida que apresentação é uma mídia poderosa assista este episódio quantas vezes forem necessárias e lembre-se da época: ANOS 60!!

PS: Não foi possível inserir o video no blog, portanto acesse o link do youtube com este trecho e depois leia a Moral da História abaixo…

Moral da história: Ou você é dono de um Parque de Diversões com carrossel e roda gigante ou comece a melhorar suas apresentações, caso contrário, sua audiência vai preferir o Playcenter a asssistir uma apresentação sua!

A SOAP fez uma parceria com o Guia dos Curiosos para oferecer projetos de comunicação que trazem o mundo das Curiosidades para dentro do mundo da comunicação.

Difícil de entender? Então mate a sua curiosidade e veja uma apresentação que representa o que estamos falando. Ligue e som.

Tenho certeza que o ambiente da SOAP ficará ainda melhor com a aplicação dos conceitos do curso. Quem agradece é o cliente e qualquer um que se relaciona com quem aprendeu uma nova atitude em relacionamento interpessoal!

A SOAP faz as apresentações desde 2005. A cada ano, as apresentações melhoram e os apresentadores crescem! Se o cliente está satisfeito com a SOAP? Não somos nós que vamos responder: “…e com a brilhante ajuda da SOAP, conseguimos entregar o conteúdo corretamente…” – Michel Levy, Presidente da Microsoft Brasil. (mais no video abaixo)

Podemos dizer que este ano eles fizeram um evento no estado da arte! Apresentações, dinâmicas, experiências e diálogos inesquecíveis com a audiência.

Vejam o video com depoimentos da Microsoft e SOAP explicando como foi o processo.

Uma coisa é um monte texto e bullets. Outra coisa é uma história visual de alto impacto.

Uma coisa é dormir numa apresentação. Outra coisa é aplaudir e sentir um frio na barriga.

Fizemos uma apresentação para a Rock Star que torna eventos inesquecíveis. O paelstrante, Adir Assad, com seu estilo anormal (no bom sentido), fez uma apresentação e provou a importância de fazer “outra coisa” e não “uma coisa”.

Veja o video e tire suas próprias conclusões…

Fizemos um video de final de ano para que a Microsoft enviasse a todos os seus contatos. Criamos uma mensagem que fala da tecnologia sem falar na tecnologia. Buscamos resgatar o essencial para a vida e como a Tecnologia da Informação está inserida neste contexto. Sem malho de vendas, sem “produtar” e fugindo do lugar comum.

Parabéns Microsoft, que mais uma vez, inova em sua comunicação. Parabéns ao time da SOAP que executou com maestria as idéias visuais. Parabéns ao nosso músico de plantão, que teve a sensibilidade de criar uma trilha que toca na alma.

Chega de blabla, vamos ao video…