Falando em não deixar dúvidas, acredito que essa é a base para uma comunicação assertiva, tanto em reuniões de negócios quanto com os familiares e amigos. Você só consegue se comunicar bem se também souber compreender.

Um pequeno mal entendido pode se transformar em uma tremenda confusão.

Falhas de comunicação

Diz a lenda (ou os emails-corrente) que certa vez um diretor comunicou ao gerente: fariam um evento para que enxergassem o Cometa Halley passando, algo que acontece a cada 76 anos e que só não seria possível ver a olho nu, caso estivesse chovendo.

Quando o comunicado foi passado adiante, o gerente avisou ao supervisor que, por ordem do diretor, o Cometa Halley apareceria e que o evento acontece a cada 76 anos a olho nu. O supervisor por sua vez passou o recado ao chefe de produção: o cientista Halley tinha 76 anos e estaria nu no refeitório da fábrica.

Assim a informação foi sendo transmitida. Quando finalmente chegou ao quadro de avisos, a notificação falava de uma festa liberada pelo diretor, que faria 76 anos. A comemoração contaria com o show de Bill Halley e seus Cometas e, para isso, todos deveriam estar nus no refeitório.

Moral da história: o diretor soube comunicar claramente o que aconteceria, mas todas as outras pessoas insistiram em entender o que lhes era conveniente.

Como posso me comunicar bem?

Quando estamos em uma reunião de negócios ou em alguma situação em que precisamos nos vender, a tendência é, na maioria das vezes, não prestarmos atenção ao que as outras pessoas falam. Isso acontece porque estamos focados em dizer do que somos capazes ou o que podemos oferecer. Mudar isso não é tão simples quanto parece, mas podemos dar algumas dicas do que pode ser feito:

1) Gravar a reunião é o melhor método para que você retome tudo que foi dito. Ouvindo depois, fica claro que em alguns momentos insistimos em não entender o que o interlocutor está tentando nos passar. Isso acontece, mais uma vez, porque estamos pensando no que precisamos dizer.

2) Caso não tenha gravador ou ache que isso possa constranger, anotar é uma ótima opção. Mesmo com todas as tecnologias que podemos utilizar a nosso favor, um caderno de notas pode ajudá-lo a compreender o geral da reunião e será um documento que você sempre poderá consultar.

3) Perguntar não é crime. Se você gravou, anotou e mesmo assim ainda ficou com dúvidas sobre algum ponto, a melhor coisa a se fazer é ligar ou ter uma segunda reunião para esclarecer. É melhor perguntar do que oferecer algo que contradiz as vontades do cliente.

Simples atos como gravar, anotar e perguntar nos faz ter uma compreensão clara do que estão querendo comunicar.

Abaixo um vídeo que nos mostra o que um entendimento errado pode causar. Nesse caso utilizo uma criança para ilustrar a importância de uma compreensão correta.

Infelizmente já crescemos e não podemos mais dar esses “foras”, vamos tomar cuidado!

Com o tempo o mercado  se acostumou a cuidar deste momento decisivo como uma mídia e passou a investir em apresentações de altíssimo impacto. Todos viram que não fazíamos só ppts, mas sim ajudávamos os clientes a encantarem suas audiências.

Com mais de 7 mil histórias contadas, a SOAP hoje se apresenta para seus clientes de um jeito mais abrangente, muito além do slide, muito além do PowerPoint e cada vez mais focada no universo de apresentações corporativas. Se no começo da SOAP o “estado da arte” significava fazer uma apresentação diferenciada, hoje este conceito está mais maduro e representa diversos produtos, serviços e acesso ao conhecimento.

É uma nova fase da SOAP que continuará não se contentando com o sucesso passado, buscando obsessivamente novas ideias, novos jeitos de apresentar e novas formas de compartilhar conhecimento com o cliente.

Para você que nos conhece, (re)conheça agora nossas frentes de atuação. E para quem não conhece, seja bem vindo:

Mas o seu caso é diferente. A sua empresa não vende produtos ou serviços para a grande massa. Você atua no mercado B2B, o que exige uma comunicação mais direcionada. O modelo de comunicação utilizado para o lançamento do chocolate não se aplica ao seu projeto. A venda de sua idéia exige o “olho no olho”. Uma reunião de negócios é a ferramenta utilizada por sua empresa para apresentar o seu projeto aos seus clientes e prospects. E isso exige muito mais de você e de sua força de vendas.

Portanto, como valorizar este momento de negociação? Como melhor apresentar o seu projeto, valorizar as principais mensagens e mais facilmente explicar – e convencer – sua audiência o quanto a sua solução pode ser um diferencial competitivo? Por meio das apresentações corporativas de alta performance, que têm se transformado em uma nova mídia para os momentos de negociação.

Em muitos casos, o tão popular “PowerPoint”, quando bem construído, é a única ferramenta de comunicação utilizada pelas empresas para a venda de um produto, serviço, idéia ou projeto, auxiliando na performance dos executivos. As apresentações podem até mesmo garantir vantagem para uma determinada empresa em caso de um empate técnico durante uma concorrência, por exemplo.

Executivos não têm tempo ou paciência para preparar apresentações, certo? Dois jovens de São Paulo perceberam que aí havia um mercado. E foram à luta…

Alguns executivos (a maioria, na verdade) sofrem um bocado na hora de fazer uma apresentação corporativa. Já os empreendedores João Galvão, 37, e Eduardo Adas, 42, ganham dinheiro com isso. Os dois paulistanos criaram em 2003 a State of the Art Presentations, ou Soap, especializada em criar apresentações para figurões do mundo corporativo. A idéia veio da constatação de que a maioria das apresentações por aí é feia e insossa. “Se as empresas investem na comunicação publicitária para vender seus produtos, por que não investir na comunicaçã o, que é determinante para fechar negócios?”, pergunta Adas. Faz sentido.A inovação da Soap está na originalidade do serviço que presta, uma espécie de ovo de Colombo. Ele pode incluir consultoria (para definir a melhor abordagem das informações que se deseja passar), estruturação de um roteiro (garante a atenção e o interesse dos espectadores), desenvolvimento de um visual de alto nível e, claro, treinamento do executivo para a apresentação. Pode-se optar pelo serviço completo ou por parte dele. O custo varia entre R$ 2 mil e R$ 12 mil. De graça, três dicas dos especialistas para melhorar as suas apresentações:

1>>>Envolva-se O apresentador deve ter a história que quer contar na cabeça e conhecer bem o conteúdo e a seqüência de slides. Precisa envolver-se com a apresentação.

2>>>Comece no Word É preciso primeiro construir o discurso e depois dividi-lo em slides. Conte a história e deixe para colocar os números depois.

3>>>Vá ao que interessa O pior que se pode fazer é começar falando sobre as maravilhas de sua empresa. Todos fazem isso, mas é péssimo. Seja objetivo, mostre o que tem a oferecer.

Com essa fórmula simples, a empresa já fez mais de 1,5 mil apresentações, para 200 clientes. Saiu de uma salinha para um escritório de 400 metros quadrados na Vila Olímpia, em São Paulo, com 30 funcionários. Empresas como Pão de Açúcar e ABN Amro estão entre seus clientes. O presidente da Petrobras, José Sérgio Gabrielli, usou a Soap na apresentação que teve de fazer ao presidente americano, George Bush, quando ele veio ao Brasil, em março.

“Persegui durante anos a idéia de criar um negócio inovador, baseado em algo que me desse prazer”, diz Galvão. Ele se formou em educação física e ensaiou uma carreira profissional de jogador de vôlei. Uma lesão na coluna tirou-o da quadra aos 24 anos e o pôs num MBA em marketing. O primo engenheiro, espírito livre, sempre quis tocar o próprio negócio. O slogan deles? Simples: “Fazemos sua idéia parecer ainda melhor”.

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